Descubriendo los secretos: Tiempo proactivo – La clave para alcanzar los objetivos

¿Te cuesta cumplir tus objetivos? ¿Sientes que siempre vas con retraso y que nunca acabas de ponerte al día? Es hora de tomar el control de tu tiempo y empezar a hacer un seguimiento de tu tiempo proactivo.

Así es, haciendo un seguimiento del tiempo que dedicas a las actividades que controlas, puedes empezar a recuperar el control de tu día y alcanzar esos objetivos tan esquivos. Y no es tan difícil como parece.

En este artículo, exploraremos las ventajas de seguir y gestionar tu tiempo proactivo, cómo hacerlo y algunos riesgos comunes que debes evitar. Así que, ¡manos a la obra!

Las ventajas de controlar y gestionar el tiempo proactivo.

 

El beneficio más importante de gestionar tu tiempo proactivo es el aumento de la productividad. Ser consciente de cómo empleas tu tiempo te permite planificarlo y hacer ajustes para asegurarte de que lo utilizas de la forma más productiva posible. Por ejemplo, si descubres que dedicas demasiado tiempo a las solicitudes de ayuda que te llegan de los pequeños clientes, puedes encontrar formas inteligentes de minimizar este tiempo y ajustar tu planificación para asignar más tiempo a los clientes importantes. Si has decidido que necesitas prospectar un determinado número de nuevos clientes, durante un determinado número de horas al día debes dar prioridad a esto sobre las solicitudes entrantes, incluso de grandes clientes. Y así sucesivamente. Se trata de que TÚ decidas qué hacer con el tiempo.

 

Mejora de la gestión del tiempo.

 

Un beneficio claro de controlar y seguir tu tiempo proactivo es la mejora de la gestión del tiempo en general. Cuando sepas en qué se te va el tiempo, podrás empezar a gestionarlo. Tomarás mejores decisiones sobre cómo emplear tu tiempo en el futuro. Por ejemplo, si ves que dedicas mucho tiempo a tareas que no producen resultados, puedes decidir centrarte en tareas diferentes en el futuro. Esto significa que no sólo aumenta tu productividad inmediata, sino también tu capacidad para hacer planes mejores y más potentes.

 

¡La oportunidad de seguir realmente tu plan!

 

Y, por último, el seguimiento de tu tiempo proactivo te devuelve el control: la oportunidad de seguir realmente tus planes y convertirlos en realidad. Con demasiada frecuencia, la gente hace planes pero luego no los cumple. Haciendo un seguimiento de tu tiempo proactivo, puedes hacerte responsable y asegurarte de que realmente estás siguiendo tus planes.

 

 

Cómo controlar tu tiempo proactivo.

 

Así pues, el primer paso para recuperar el control sobre tu tiempo, es saber en qué punto te encuentras actualmente. Necesitas una forma sencilla de controlar el tiempo que dedicas. La mayoría de las iniciativas de concienciación sobre el tiempo que fracasan lo hacen porque la gente rechaza la idea de dedicar tiempo adicional a administrar y registrar cada movimiento. No aumentes tu carga. Utiliza los recursos existentes.

 

Control sencillo

 

Para hacerte una idea de dónde pasas el tiempo, empieza por los lugares donde se registraron tus actividades durante las dos últimas semanas (o cualquier periodo que quieras incluir). Normalmente miro mi calendario (que exporta todas las actividades y reuniones en una lista con las actividades y su duración) y las actividades registradas de CRM (si tienes registradas las actividades de los clientes, y deberías tenerlas). Esto te dará una buena idea de cuánto tiempo dedicas realmente a las actividades relacionadas con los clientes, así como de cuánto tiempo dedicas a otras tareas.

 

Clasifica

 

Clasifica tus actividades en función de

• PROACTIVO Trabajo con clientes que forma parte de mi plan de ventas – tiempo proactivo planificado
• REACTIVO Trabajo recibido de clientes – iniciado por clientes ( solicitudes, apoyo, extinción de incendios)
• otros: tareas no relacionadas con clientes en outlook. Esto te ayudará a ver dónde se emplea la mayor parte de tu tiempo, y si eres capaz o no de centrar suficiente atención en los clientes.
• Otras tareas que no registras. Intenta hacer una estimación. Una forma de pensar podría ser que todo dentro de una semana de 40 horas que no esté en ninguna de las categorías anteriores,

Más adelante, quizá quieras empezar a utilizar etiquetas y categorías en tus calendarios de reuniones para facilitar un poco el análisis.

 

Determina el % y las horas de cada categoría

 

Una vez que hayas clasificado tus actividades, es útil determinar el porcentaje y las horas dedicadas a cada categoría. Esta información puede utilizarse para crear una programación más equilibrada que asigne más tiempo a las tareas relacionadas con el cliente.

 

 

Haz un plan que puedas cumplir.

 

Si quieres mejorar tu productividad y alcanzar realmente tus objetivos, tienes que comprometerte con el tiempo proactivo: el tiempo que tú controlas, en lugar de reaccionar a las demandas de los demás.

 

Establece objetivos realistas de proactividad

 

Establece un objetivo sobre el tiempo que dedicarás a conseguir tus planes. ¿De cuánto tiempo para vender dispones realmente?

 

No es realista esperar que TODO el tiempo se dedique al plan y a la venta proactiva. Suponer que todo el tiempo disponible se dedica a las actividades previstas hará fracasar casi con toda seguridad cualquier plan de ventas. ¿Cuánto tiempo debe dedicarse a las solicitudes entrantes, la resolución de problemas, la extinción de incendios, las reuniones internas, las formaciones, etc.?

 

Bloquea y asigna el tiempo

 

Una vez que sepas en qué se te va el tiempo, es hora de empezar a programar temporizadores para asignar bloques de tiempo específicos a actividades proactivas. Por ejemplo, puedes programar un temporizador durante 30 minutos para trabajar en una tarea concreta, y luego hacer una pausa de 5 minutos antes de empezar la siguiente tarea.

 

Seguimiento diario del tiempo comprometido

 

Asegúrate de hacer un seguimiento diario para asegurarte de que sigues por el buen camino. En lugar de centrarte en las tareas individuales de tu plan, mira la foto más global. ¿Realmente utilizaste todo el tiempo que habías reservado para el trabajo proactivo?

Si lo haces al final de cada día y tomas nota de ello, la revisión de final de mes será mucho más fácil, y podrás hacer pequeños ajustes sobre la marcha.

 

¡Recupera el control de tu bandeja de entrada!

 

La bandeja de entrada es tu mejor amiga y tu peor enemiga al mismo tiempo, por lo que resulta útil controlarla para reducir las molestias y la sobrecarga. Aquí tienes algunas formas de hacerlo:

 

• En primer lugar, crea plantillas de emails para las conversaciones que mantienes habitualmente. Así ahorrarás tiempo y no tendrás que dedicar tiempo a pensar en la respuesta perfecta.
• A continuación, crea rápidamente un sistema de archivo de carpetas para tu bandeja de entrada. Esto te ayudará a organizar tu bandeja de entrada rápidamente y te facilitará encontrar los correos que necesitan una respuesta al final del día o de la semana.
• Por último, reserva y bloquea tiempo cada día para responder a los emails en lugar de reaccionar según los recibes. A menos que un email sea urgente y requiera tu atención inmediata, date un tiempo para concentrarte y prepararlo para el día siguiente.

 

 

Haz que la asignación proactiva del tiempo forme parte de los objetivos

 

También es importante que la asignación proactiva del tiempo forme parte de tus objetivos generales. De este modo, podrás responsabilizarte y asegurarte de que progresas hacia tus objetivos.

 

 

Errores comunes en la gestión proactiva del tiempo

 

Uno de los peligros más comunes cuando trabajas con tu tiempo proactivo es comprometerte en exceso y planificar demasiados objetivos simultáneamente. Esto ocurre cuando intentas asignar demasiado tiempo a demasiadas tareas, o cuando intentas hacer demasiadas cosas en un solo día. Lo más probable es que ocurriera siempre, también antes de empezar con la gestión del tiempo proactivo, pero entonces no disponías de datos para identificar el problema.

 

Cuando esto ocurre, es importante dar un paso atrás y reevaluar tus prioridades. Intenta centrarte en las tareas más importantes, y reduce el número de tareas que intentas realizar en un día.

Otro reto es cuando todas esas peticiones entrantes de los clientes siguen interfiriendo con tus bloques de tiempo asignados. Es importante recordar que no puedes controlarlo todo, y que siempre surgirán cosas que no habías previsto. Trata de ser flexible con tu tiempo, y si llega una petición de un cliente que no esperabas, mira a ver si hay alguna forma de pasarla por los canales adecuados, o encuentra la manera de incluirla en tu horario.

Conclusión

 

El gran secreto para alcanzar los objetivos es comprometerte y gestionar tu tiempo proactivo. Haciendo esto, puedes aumentar tu productividad, mejorar tu gestión del tiempo, lo que al final te permitirá seguir finalmente tu plan. Hay diferentes herramientas disponibles, como las ayudas a la captación de clientes, el software CRM, la gestión de calendarios, la automatización y la programación previa de descansos. Bloquear y asignar el tiempo con pausas programadas de antemano y controlar mejor la bandeja de entrada son otras estrategias que se pueden utilizar para aprovechar al máximo tu día.

Para seguir y gestionar tu tiempo proactivo, estudia tus dos últimas semanas, clasifica tus actividades y establece objetivos para distribuir el tiempo. Después, elabora un plan con el que puedas comprometerte y que puedas seguir a diario. Algunos de los peligros más comunes al hacer un seguimiento del tiempo proactivo son comprometerse en exceso, recibir continuamente solicitudes de clientes y centrarse en demasiados objetivos a la vez. Tómate un momento de reflexión cada tarde y toma nota del día. ¿Ya has decidido qué hacer hoy? ¿O lo ha hecho otra persona?