Ferias y conferencias: 5 sencillos pasos para duplicar el efecto

Ferias y conferencias: 5 sencillos pasos para duplicar el efecto

En determinadas épocas del año, nos encontramos en plena «temporada de ferias». Tras unos años de descenso pandémico del mercado de eventos, volvemos a encontrarnos en eventos fisicos de toda mena. Se vuelven a invertir millones y millones en crear vínculos entre personas y empresas.

 

El hecho de que las ferias sigan existiendo cuando en teoría se podría hacer lo mismo en reuniones virtuales y a través de las redes sociales, demuestra que las reuniones cara a cara en vivo y en directo siguen siendo importantes, relevantes y necesarias.

 

5 pasos para impulsar el rendimiento del tiempo y dinero invertido

 

Si tu empresa ha optado por invertir en que tu equipo vaya a una feria importante, ¿qué debes hacer? Como con cualquier inversión, tu misión es maximizar el retorno de ella. Es decir, has de ir allí y arrasar, encantar a tu público, y llevarte a casa a los leads y prospects más calientes que jamás hayas visto. ¿Verdad?

 

Los eventos son muy costosos, tu compañía paga mucho para que estés en la feria. Pero, lo que más cuesta realmente son los costes de oportunidad de tenerte lejos de tu trabajo normal y de tus clientes. ¡Ha de merecer la pena!

 

Aquí tienes 5 sencillos pasos que te ayudarán a rentabilizarlo al máximo:

 

 

Fijados objetivos

 

Fijad unos objetivos muy concretos, pensando en cuáles son vuestros principales objetivos con el evento. ¿Estás allí para buscar nuevos prospects? ¿Vienes a reunirte con contactos ya existentes y así profundizar en las relaciones existentes? ¿Quizá estás allí para desarrollar el canal y tu red de partners?

 

Deja por escrito tus objetivos y comunícalos a tu equipo. Utiliza la reunión de ventas con tu equipo para alinearos en torno al propósito y el objetivo del evento.

 

 

Ensayad respuestas eficaces

 

Repasa y ensaya respuestas a algunos de las objeciones y los bloqueos más habituales. Anota algunas frases que puedas practicar. Los juegos de rol son estupendos para ensayar respuestas estándar que, de otro modo, resultarían incómodas.

 

Las situaciones típicas podrían ser:

  • La primera frase, lo que dices cuando alguien se acerca al stand
  • El » elevator pitch» – respuesta a «¿a qué os dedicáis?»
  • Objeciones – piensa en las objeciones más comunes y apúntate las respuestas
  • Ensaya una breve demostración de tu solución, para que parezca muy fluida y el manejo de ella muy fácil

 

También ensaya cómo interactuáis y os pasáis los prospects entre vosotros, de ventas a ventas, de ventas a especialista de producto y viceversa.

 

 

Prepara los contactos y las reuniones con antelación

 

Prepárate antes del evento. Pide a tu equipo que dedique tiempo a revisar las listas de participantes, ver qué clientes potenciales están allí, cuáles de tus clientes actuales están allí, competidores, partners, etc. Prioriza reuniones con gente con la que, de otro modo, sería difícil reunirte. No llenes tu calendario de reuniones que son fáciles de concertar en cualquier momento. Fíjate objetivos y haz un seguimiento con tu equipo antes del evento. ¿Quién tiene preparadas más reuniones, y de mayor valor?

 

 

Sé presente – Guía y apoya al equipo durante el evento

 

Durante el evento, estate siempre encima y presente, ofrece coaching y apoyo. Ayuda a tu equipo a priorizar bien, y a recoger pequeñas notas de todos los encuentros que te ayuden a recordar quién era quién después del evento. Otros consejos prácticos/tácticos:

 

  • Mantén alejados los teléfonos móviles. Conviértelo en una norma. La gente que está constantemente con sus teléfonos en la mano no conseguirá ningún objetivo, al menos no en la feria. Leads y prospects no se acercarán a un stand si los representantes están hablando por teléfono o enviando mensajes de texto.
  • Ten preparada una plantilla paa recoger datos de contacto que sean fáciles de rellenar y grapar a una tarjeta de visita. ¡Regístralo todo!
  • Organiza pequeños concursos divertidos durante toda la experiencia. Puede ser de la cantidad de tarjetas de visita recogidas, pero también decosas como quien consigue la tarjeta con el titlo mas largo (será Alemán :-), las veces que aparece la letra “D” en el nombre…. o lo que sea. Vais a estar muchas horas de pie. Que el equipo se lo pase bien.

 

 

Seguimiento rápido: conviértelo en Oportunidades de verdad

 

No se puede insistir lo bastante, atiende a los contactos pocos días después del evento. Todos estamos agotados después del evento, pero tus leads y todas esas emocionantes conversaciones empiezan a desvanecerse de la memoria de la gente muy rápidamente. Dispones de pocos días antes de que la probabilidad de cerrar algo se haya reducido a la mitad, o menos. Sabiendo que estarás cansado después del evento, te conviene planificar lo siguiente ya antes del evento:

 

  • un plan sólido y acordado con las responsabilidades asignadas sobre quién debe hacer el seguimiento de qué leads y en qué plazo
  • reunión nada mas llegar a la oficina – como “kick off” a la campaña de seguimiento. Resiste la tentación de cancelar esta reunión aunque estéis cansados.

 

 

Conclusión

 

Este proceso es muy sencillo, pero muy importante. Como responsable del equipo, tu papel y tu liderazgo activo y tu coaching y apoyo durante el evento son fundamentales para el éxito del evento y del equipo. Hay muchísimas distracciones, y directores que dejan que cada miembro del equipo gestione el tiempo y sus contactos totalmente por libre suelen sorprenderse de lo diferente que piensa y actúa la gente ante la misma situación. Muchas veces vuelven a casa muy decepcionados.