Eficiencia del Pipeline – ¡Más tiempo para los deals buenos! El KPI favorito

 

KPI – ¡Maximiza el tiempo dedicado a deals exitosos!

 

Vamos a ver el tiempo que inviertes en tus deals EXITOSOS como porcentaje del total. Cuanto mayor sea este ratio, mejor lo estarás haciendo, menos tiempo estas malgastando. Hay varias palancas de las que podemos tirar para mejorar este ratio. La cualificación temprana es una.

Aquí no buscamos la fórmula exacta en términos absolutos, el objetivo es mas bien aplicar alguna aproximación buena, pero de forma consistente y sistemática mes tras mes para comparar los progresos.

 

Quizás quieras echar un vistazo a este otro artículo sobre la eficacia general del pipeline y por qué esto es tan importante. En resumen, buscamos una forma de medir el esfuerzo que hemos dedicado a todos los deals que se perdieron y los problemas que podríamos haber evitado si hubiéramos hecho una mejor cualificación desde el principio, ya en las primeras llamadas con cada prospect.

 

En primer lugar, examinamos el típico ciclo de ventas con éxito y observamos los deals que se cerraron realmente. Buscamos patrones e intentamos establecer lo que «hace falta» para tener éxito. Intentamos cuantificar el esfuerzo. Este será el rectángulo amarillo que aparece en la imagen de la izquierda.

 

Luego compáralo con el tiempo total que tu equipo dedica a ventas, prospección, cualificación, generación y demostración de valor y en la negociación. Esta será tu «curva» real en el diagrama. Incluimos también todas las llamadas y correos realizados a los leads que NO se convirtieron en clientes, es decir, tu tiempo total empleado. Adicionalmente añadimos el tiempo dedicado por personas de otras partes de tu empresa, como ventas técnicas, administración, desarrollo, equipo de apoyo, etc.

 

Si el registro de actividad es bueno y fiable en el sistema CRM, entonces estás a sólo una simple consulta de un informe automatizado; de lo contrario, habría que hacer esta estimación de forma “manual”. Podriamos convertirlo en un ejercicio de equipo en el próximo kickoff o reunion de ventas. (Echa un vistazo a nuestro artículo sobre la adopción de CRM en tu empresa, «Seleccionar un CRM que se despliega solo»).

 

 

Los dos medidores de esfuerzo

Básicamente necesitamos dos datos.

  • Esfuerzo dedicado sólo a los deals exitosos
  • Esfuerzo dedicado en total – (es decir, horas trabajadas)

Así de sencillo.

 

 

1. Esfuerzo en los deals exitosos

 

En primer lugar, toma los deals que tú y tu equipo cerrasteis el mes pasado y haz un «post mortem» de cada una de ellas. Deberías tener al menos 10-15 deals; si no, selecciona un periodo mayor, como dos meses o un trimestre, lo que te parezca más lógico.

 

¿Cuánto esfuerzo se dedicó a cada deal? ¿Quién estaba implicado? ¿Involucraron a ventas técnicas, recursos de desarrollo, personal de apoyo, administración o cualquier otra parte de la empresa? ¿Teníais que encontraros físicamente? ¿Hicisteis llamadas telefónicas y videoconferencias? Intenta cuantificarlo.

 

Traza y mapea el ciclo medio de ventas con éxito y busca patrones, paso por paso.

 

 

No saques conclusiones precipitadas sobre lo que hay que mejorar todavía. Trata de exponer sólo los hechos, y establece el proceso de ventas real y actual, y mapea las fases de venta tal y como son hoy. ¿Cuántas horas de trabajo y de qué recursos se necesitaron? ¿Cuáles eran las etapas obvias que pareces necesitar siempre?

Esfuerzo por deal exitoso = Horas/€ invertidas de media en tus operaciones exitosas

Y… ya que estás, intenta registrar otras métricas interesantes para compararlas a lo largo del tiempo:

  • Duración del proceso comercial = Tiempo promedio desde el primer contacto (lead) hasta el cierre del deal
  • Complejidad del proceso comercial = Número medio de contactos/actividades que se necesita realizar con/para un cliente para cerrar un deal

 

 

 

2. Esfuerzo total de ventas

 

A continuación, observa el mismo mes (el mismo periodo durante el que hiciste los cierres o deals en el primer ejercicio), pero ahora observa el total de recursos empleados durante ese mismo periodo, para todos los clientes. Intenta limitarte estrictamente a las ventas y a las actividades directamente relacionadas. Intenta calcular de la mejor manera posible cuántas horas has necesitado. Esto te dará tu coste total de venta, o esfuerzo global de venta (CoSI).

 

Sean cuales sean los conceptos y las horas que decidas incluir en tu cálculo, y el periodo que examines, está bien, pero recuerda incluir exactamente los mismos elementos mes tras mes para tener una base de comparación. Al fin y al cabo, lo que buscas son mejoras, no un número absoluto.

 

 

Eficiencia del Pipeline

 

Eficiencia del pipeline de ventas = Esfuerzo dedicado a los deals ganados durante el periodo / esfuerzo total de ventas durante el mismo periodo.

 

La relación entre estas dos cifras te dará una noción de la eficacia de tu pipeline. Si cada lead se convirtiera en un deal, esta cifra se acercaría a 1,0 y por lo contrario, cuanto más tiempo dedique tu equipo a los prospects que no se convierten, más bajará esta cifra.

 

Una vez que tengas esta medida general controlada con datos fiables, hay muchas perspectivas interesantes que puedes obtener estudiando y jugando con las fases de venta y el proceso comercial con más detalle. ¿Hay alguna etapa en particular que lleve más tiempo? ¿Dónde pierdes normalmente un deal? ¿Ves comportamientos diferentes entre los vendedores?

 

 

Esperamos que este artículo te haya resultado útil. Mucha suerte con tu trabajo en el pipeline. ¡Feliz venta!